Politique relative aux données à caractère personnel des clients / contacts

1. Préambule

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, (ci-après le « RGPD ») précise le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD a renforcé les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires de données.

La SELAS ESSENTIA met en œuvre, dans le cadre de ses activités, un traitement de données à caractère personnel regroupant les données de ses clients et contacts.

A cet égard, il est précisé que :

– « client(s) » : désigne toute personne physique ou morale cliente de la SELAS ESSENTIA ;

– « contact(s) » : désigne toute personne physique ou morale en relation avec la SELAS ESSENTIA mais qui n’a pas la qualité de client (prospects, relations, partenaires, etc…) ;

– « responsable du traitement » : désigne la personne physique ou morale qui fixe les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au cas d’espèce, le responsable du traitement est la SELAS ESSENTIA ;

– « sous-traitant » : il s’agit de toute personne physique ou morale traitant des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit des prestataires avec lesquels la SELAS ESSENTIA est en relation d’affaires et qui interviennent sur les données à caractère personnel qu’il traite ;

– « personnes concernées » : il s’agit des personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement et qui sont qualifiées de « client » ou de « contact » ;

– « destinataires » : ce sont les personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Il peut s’agit aussi bien de destinataires internes que d’organismes extérieurs (prestataires de services supports, l’Administration judiciaire et ses auxiliaires, les instances ordinales, etc...).

Le RGPD dispose en son article 12 que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière précise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

2. Objet

Pour exercer ses activités, la SELAS ESSENTIA met en œuvre et exploite des traitements de données à caractère personnel concernant ses clients et contacts.

La présente politique a pour objet de répondre à l’obligation d’information de la SELAS ESSENTIA et formaliser les droits et les obligations de ses clients et contacts au regard des traitements de leurs données à caractère personnel.

3. Portée

La présente politique s’applique dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel des clients et contacts de la SELAS ESSENTIA.

Elle ne porte que sur les traitements dont la SELAS ESSENTIA est responsable ainsi que sur les données qualifiées de structurées.

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré soit directement par la SELAS ESSENTIA soit par l’intermédiaire d’un sous-traitant désigné par lui.

La politique de la SELAS ESSENTIA en matière de traitement des données personnelles est indépendante de tout autredocument pouvant être appliqué dans le cadre de la relation contractuelle entre la SELAS ESSENTIA et ses clients ou contacts, notamment nos conditions générales d’intervention ou sa politique de cookies.

4. Principes généraux et engagement

Aucun traitement n’est mis en œuvre par la SELAS ESSENTIA concernant des données de clients et contacts s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour ses services ou traitées en relation avec ses services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Chaque nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients et contacts par le biais d’une modification de la présente politique.

5. Types de données collectées

DONNÉES NON TECHNIQUES (selon les cas d’usage) :

• Identification : nom, prénom, nom d’usage, civilité, fonction, pseudonyme, pseudo réseaux sociaux, etc…
• Coordonnées : Téléphone, adresse e-mail, adresse postale, fax, liens réseaux sociaux etc…
• Photo lorsque vous nous accordez ce droit 
• Vie professionnelle
• Vie personnelle (familiale et/ou patrimoniale) lorsque cela est nécessaire dans le cadre du traitement d’un dossier
• Données bancaires si nécessaires

DONNÉES TECHNIQUES (selon les cas d’usage)

• Données d’identification (IP)
• Données de connexion (logs notamment)
• Données relatives au consentement (clic) essentiellement pour les abonnements en ligne

Il est précisé que la SELAS ESSENTIA ne traite pas de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD à l’exception de celles comprises à l’article 9.2 f), c’est-à-dire les données nécessaires « à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle».

6. Origines des données

La SELAS ESSENTIA procède à la collecte des données de ses clients et de ses contacts à partir des :

– données fournies par le client dans le cadre d’un dossier confié à la SELAS ESSENTIA ;
– cartes de visite ;
– formulaires électroniques remplis par le client ou fiches papiers (feuille d’émargement, fiche de satisfaction post conférence) ;
– inscriptions ou abonnements à nos services en ligne (site web, réseaux sociaux, chaine Youtube, …) ;
– inscriptions à des évènements organisés par la SELAS ESSENTIA ;
– listes communiquées par les organisateurs d’évènements ou de conférences auxquelles la SELAS ESSENTIA participe ;
– échanges via les réseaux sociaux.

De manière exceptionnelle nous pouvons louer des bases de données.

7. Finalités du traitement

La SELAS ESSENTIA traite vos données pour les finalités suivantes :

– traitement des dossiers qui lui sont confiés ;
– gestion de la relation client ;
– gestion des événements organisés par la SELAS ESSENTIA (conférences, petits déjeuners, etc.) ;
– envoi de newsletters ou fils d’informations ;
– réponses aux questions qui posées (en ligne ou par téléphone) ;
– réponses à des appels d’offres publics ou privés ;
– envoi de vœux et autres informations sur la vie de la SELAS ESSENTIA ;
– amélioration de nos services ;
– réponses à nos obligations administratives ;
– réalisation de statistiques ;
– répondre aux obligations LCB-FT.

8. Base légale

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :

- Clients : Exécution précontractuelle ou contractuelle ;
- Contacts : Intérêt légitime et/ou lorsque la loi le requiert.

9. Destinataires des données

La SELAS ESSENTIA s’assure que les données ne sont accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.

Destinataires internes :

• Avocats
• Personnel non avocat
• Stagiaires
• Direction de la communication/marketing

Destinataires externes :

• Prestataires ou services support (expert-comptable, traducteur, prestataire informatique, reprographie, etc...)
• Administration judiciaire, auxiliaires de justice, confrères, experts, mandataires, huissiers, enquêteurs, etc.
• Instances ordinales
• Administration

10. Durée de conservation

La durée de conservation des données est définie par la SELAS ESSENTIA en prenant en compte les contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle. 

Passés les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usage statistique.

La SELAS ESSENTIA précise aux clients et contacts que la suppression ou l’anonymisation constituent des opérations irréversibles et que la SELAS ESSENTIA n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

11. Droit d’accès (droit de copie)

Les clients et contacts disposent du droit de demander à la SELAS ESSENTIA la confirmation que des données les concernant font l’objet d’un traitement ou non.

Ils disposent également d’un droit d’accès lequel est conditionné au respect des règles suivantes :

– la demande doit émaner exclusivement de la personne concernée et être accompagnée d’une copie d’un titre d’identité à jour ;
– la demande doit être formulée par écrit à l’adresse suivante : ESSENTIA 41 avenue André ZENATTI – Résidence Le Large – Bâtiment C – 13008 MARSEILLE ou à l’adresse e-mail : carolinecm@essentiaavocats.eu

Les clients et contacts disposent du droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de la SELAS ESSENTIA. Cependant, en cas de demande de copie supplémentaire, la SELAS ESSENTIA pourra imposer la prise en charge financière de ce coût par les clients et contacts.

Si les clients et contacts formulent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées leurs seront fournies sous forme électronique d’usage courant sauf demande contraire.

Il est précisé aux clients et contacts que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication. En effet, ce droit ne peut en aucun cas permettre d’accéder à des documents et des pièces confiées à la SELAS ESSENTIA et qui sont soumises au secret professionnel.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive autrement dit il ne doit pas être réalisé de manière régulière dans le seul but de perturber les activités de la SELAS ESSENTIA.

12. Mise à jour – Actualisation et rectification

Les clients ou contacts doivent exercer leur droit auprès de leur interlocuteur habituel et à défaut auprès du service en charge de la communication et du marketing au sein de la SELAS ESSENTIA.

En vue de permettre une mise à jour régulière des données à caractère personnel collectées par la SELAS ESSENTIA, celle-ci pourra solliciter les clients et contacts qui auront la possibilité de satisfaire à ses demandes.

La SELAS ESSENTIA ne saurait se voir reprocher une absence de mise à jour si le client ou le contact n’actualise pas ses données.

13. Droit à l’effacement

Le droit à l’effacement des clients et contacts ne pourra être appliquée dans les hypothèses où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.

En dehors de cette hypothèse, les clients et contacts pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas énoncés limitativement ci-après :

– quand les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou si elles ont été traitées d’une autre manière ;

– quand la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;

– quand la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par la SELAS ESSENTIA et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;

– quand la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection y compris au profilage ;

– quand les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

14. Droit à la limitation

Les clients et contacts sont informés que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer lorsque le traitement opéré par la SELAS ESSENTIA est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution d’un contrat commercial.

15. Droit à la portabilité

La SELAS ESSENTIA fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiquées par les clients ou les contacts eux-mêmes sur les services en ligne proposés par la SELAS ESSENTIA et pour les finalités reposant exclusivement sur le consentement des personnes. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré couramment utilisé et lisible par une machine.

16. Décision individuelle automatisée

La SELAS ESSENTIA ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.

17. Droit post mortem

Il est rappelé que les clients et contacts disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. 

La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse : carolinecm@essentiaavocats.eu ou par courrier postal à l’adresse suivante : Essentia, 41 Avenue André ZENATTI – Résidence Le Large – Bâtiment C / 13008 MARSEILLE, accompagné d’une copie signée d’un titre d’identité.

18. Justification

Pour l’ensemble des droits mentionnés ci-avant et dont bénéficie le client ou le contact conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, ces derniers sont informés qu’il s’agit de droits de nature individuelle qui ne peuvent être exercés que par la personne concernée relativement à ses propres informations. 

Pour satisfaire à cette obligation, la SELAS ESSENTIA vérifiera l’identité du demandeur pour vérifier qu’il s’agit bien de la personne concernée.

19. Caractère facultatif ou obligatoire des réponses

Il est porté à la connaissance des clients et contacts, sur chaque formulaire de collecte de données à caractère personnel, le caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.

Lorsque les réponses sont obligatoires, la SELAS ESSENTIA explique aux clients et contacts les conséquences d’une absence de réponse.

20. Droit d’usage

La SELAS ESSENTIA se voit attribuer par les clients et contacts un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-avant.

Néanmoins, les données dites enrichies, c’est-à-dire celles qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de la SELAS ESSENTIA, demeurent la propriété exclusive (analyse d’usage, statistiques, etc.) de cette dernière.

21. Sous-traitance

La SELAS ESSENTIA précise à ses clients et contacts qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans cette hypothèse, la SELAS ESSENTIA s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations au titre du RGPD.

La SELAS ESSENTIA s’engage à signer avec l’ensemble de ses sous-traitants un contrat écrit imposant à ces derniers les mêmes obligations en matière de protection des données que les siennes. En outre, la SELAS ESSENTIA se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

22. Sécurité

Il appartient à la SELAS ESSENTIA de déterminer et mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’elle considère appropriées afin de prévenir et lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

– l’utilisation de mesures de sécurité pour l’accès aux locaux (fermeture des bureaux, badges, etc...) ;
– la sécurité de l’accès aux postes informatiques et smartphones ;
– login et password pour toutes les applications métiers ;
– la gestion des habilitations pour l’accès aux données ;
– VPN dans le cadre des connexions à distance ;
– mot de passe complexe pour notre réseau Wi-Fi.

Dans ce cadre, la SELAS ESSENTIA peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion aux fréquences qu’elle considère nécessaires.

La SELAS ESSENTIA s’engage, dans l’hypothèse d’un changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une réduction du niveau de sécurité.

Dans l’hypothèse d’une sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, la SELAS ESSENTIA s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité au travers de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.

23. Violation des données

En cas de violation de données à caractère personnel, la SELAS ESSENTIA s’engage à la notifier à la Cnil dans les conditions prévues par le RGPD.

Si la violation fait porter un risque élevé pour les clients et contacts et que les données n’ont pas été protégées, la SELAS ESSENTIA :

– en avisera les clients et contacts concernés ;
– communiquera aux clients et contacts concernés les informations et recommandations nécessaires.

24. Délégué à la protection des données

La SELAS ESSENTIA a désigné un Délégué à la protection des données personnelles.

Les coordonnées de notre DPO sont les suivantes :

Me Caroline CHEVALLIER-MAUPOU – Avocat associé
41 Avenue André Zenatti – Résidence Le Large – Bâtiment C

13008 MARSEILLE
carolinecm@essentiaavocats.eu

 

25. Registre des traitements

La SELAS ESSENTIA n’est pas tenu de par la loi et les règlement à procéder à la mise en œuvre d’un registre des traitements.

26. Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Les clients et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL s’ils considèrent que le traitement de données à caractère personnel les concernant n’est pas conforme au RGPD. L’adresse ou doit être adressée la réclamation est la suivante :

CNIL

Service des plaintes
3, place de Fontenoy – TSA 80715

75334 PARIS CEDEX 07

 

27. Évolution

La présente politique pourra être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle ou des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.

Chaque nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et contacts par tout moyen choisi par la SELAS ESSENTIA, ce compris la voie électronique.

28. Pour plus d’informations

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter notre référent à l’adresse électronique suivante : carolinecm@essentiaavocats.eu

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil www.cnil.fr.